Loading.....
PENELITIAN | PENGUJIAN | PELATIHAN | BIMBINGAN TEKNIS

Tanya-Jawab Sistem Mutu

Tanya : Apa yang anda ketahui tentang SNI ISO 9001:2008
Jawab : SNI ISO 9001:2008 adalah standar yang menyediakan sekumpulan persyaratan yang dibakukan untuk suatu sistem manajemen mutu, tidak peduli apa yang dilakukan organisasi pengguna, ukurannya, atau apakah swasta atau pemerintahan. SNI ISO 9001:2008 adalah satu-satunya standar dalam keluarganya yang terhadapnya organisasi dapat disertifikasi, walaupun sertifikasi bukanlah persyaratan wajib dari standar tersebut.
     
Tanya : Perlukah ISO 9001:2008 untuk organisasi?
Jawab : Tanpa keberadaan pelanggan yang dipuaskan, suatu organisasi dalam bahaya! Agar pelanggan tetap terpuaskan, organiasi tersebut perlu untuk memenuhi persyaratan mereka pelanggan). Standar SNI ISO 9001:2008 menyediakan kerangka kerja yang telah dicoba dan teruji untuk melaksanakan pendekatan yang sistematis untuk mengelola proses-proses organisasi sehingga organisasi tersebut menghasilkan produk yang memuaskan harapan pelanggan.
     
Tanya : Apa nilai lebih dari penerapan ISO 9001:2008
Jawab : Kelebihan dari penerapan SNI ISO 9001:2008 yang diadopsi dari ISO 9001:2008 adalah penerapan yang setara dengan organisasi lain manapun di dunia sehingga organisasi yang menerapkannya diketahui sistem apa yang dimiliknya untuk menjalankan proses bisnisnya.
     
Tanya : Apa yang anda ketahui tentang dokumentasi ISO?
Jawab : Dokumentasi dalam kaitannya dengan SNI ISO 9001:2008 adalah sistem dokumen (baik berupa `hardcopy` maupun `softcopy` sebagai salah satu persyaratan pemenuhan SNI ISO 9001:2008 yang ketika mengelola (sejak dari membuat sampai memusnahkan) dokumennya, dipandu dengan ISO/TR 10013 (yang juga sudah diadopsi menjadi SNI). Umumnya terbagi atas:
1.  Panduan Mutu 
2. Prosedur
3.  Instruksi Kerja [jika sesuai]
4.  Formulir 
5. Dokumen Pendukung [baik yang berasal dari internal selain Panduan Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, maupun yang berasal dari esksternal seperti surat pelanggan, peraturan dan perundang-undangan yang terkait dengan organisasi dan produknya].
     
Tanya  Apa syarat bagi sebuah dokumen ISO?
Jawab Dokumen ISO dipersyaratkan memenuhi persyaratan sebagaimana yang ditetapkan dalam SNI ISO 9001:2008 tersebut, yang dikendalikan, antara lain dikaji ulang sebelum terbit, disyahkan, dijadikan pedoman dalam mengimplementasikannya, dijadikan acuan dalam audit, dikedaluwarsakan (withdrawn), diarsip, dan dimusnahkan, dan tentu saja dokumen yang dimaksud harus dapat dibaca dan siap tersedia di tempat yang dibutuhkan.
     
Tanya Apa perbedaan sertifikasi dan akreditasi?
Jawab Akreditasi adalah istilah yang digunakan yang terkait dengan pengakuan sebuah lembaga penilai kesesuaian (LPK) --antara lain Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen, Lembaga Sertifikasi Personel, Laboratorium Pengujian/Kalibrasi-- oleh lembaga akreditasi (di Indonesia ditugaskan kepada Komite Akreditasi Nasional, KAN) atas pemenuhan persyaratan terhadap standar atau acuan normatif lain yang diperuntukkannya.
     
Tanya : Apa perbedaan ISO 9001:2008 dengan  yang sebelumnya? 
Jawab  Perbedaan SNI ISO 9001:2008 dengan versi sebelumnya, yaitu SNI 19-9001-2001 (yang diadopsi dari ISO 9001:2000) tidaklah terlalu signifikan, yang antara lain bahwa organisasi yang menerapkan bukan hanya sekedar mengidentifikasi proses-proses dalam sistem manajemen mutunya, melainkan harus menetapkan proses-proses yang dimaksud. Adapun perbedaan yang sangat mencolok terdapat pada SNI 19-9001-2001 terhadap versi sebelumnya, yaitu SNI 9000. 
     
Tanya  Apa itu Kebijakan Mutu? dan Bagaimana Menyusunnya? 
Jawab  Kebijakan Mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organissi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara formal oleh pimpinan puncak [SNI ISO 9000:2008, 3.2.4 beserta CATATAN 1 dan 2] Cara menyusunya adalah menurunkannya dari tujuan atau visi dan misi organisasi yang kemudian difokuskan pada mutu untuk mendukung pencapaian visi dan misinya. 
     
Tanya  Tahapan Implementasi ISO 9001:2008 
Jawab Secara umum, tahapan implementasi tersebut adalah sbb (jawaban ringkas):
- Penyadaran (awareness) Penyadaran (awareness) terhadap sistem manajemen mutu, biasanya disampaikan kepada seluruh pegawai/karyawan dalam kurun waktu paling lama setengah hari; 
- Pembentukan tim ISO Pembentukan tim ISO (jumlahnya tergantung dari ukuran dan kompleksitas organisasi, yang bisa 1 orang sampai 25 orang); 
- Pendalaman standar SNI ISO 9001:2008 Pendalaman standar SNI ISO 9001:2008, biasanya disampaikan bagi tim ISO ditambah dengan pihak yang dipandang perlu, bisanya disampaikan dalam waktu 1 sampai 2 hari; 
- Pendalaman dokumentasi berbasis ISO/TR 10013 Pendalaman dokumentasi berbasis ISO/TR 10013, beserta praktikumnya, biasanya disampaikan sebagai bekal tim ISO dalam membangun sistem manajemen mutunya, selama 2 hari, termasuk praktikum pembuatan dokumen;
- Pelaksanaan pembuatan dokumentasi sistem manajemen mutu Pelaksanaan pembuatan dokumentasi sistem manajemen mutu yang berbasis SNI ISO 9001:2008 oleh tim ISO, yang jika tersedia konsultan, maka dibimbing oleh konsultan ini, lama pembuatan tergantung pada kemampuan tim ISO dan kompleksitasnya, umumnya antara 1,5 bulan dan 3 bulan, jika serius dikerjakan;
- Pencanangan secara resmi tentang implementasi SNI ISO 9001:2008 oleh Manajer Puncak Pencanangan secara resmi tentang implementasi SNI ISO 9001:2008 oleh Manajer Puncak (pimpinan tertinggi organisasi yang mempunyai kemampuan pengambilan keputusan terhadap ketersediaan sumber daya), umumnya pada suatu upacara resmi;
- Sosialisasi sistem manajemen mutu organisasi Sosialisasi sistem manajemen mutu organisasi kepada seluruh karyawan/pegawai, jika jumlahnya banyak (100-400), maka hanya setengah hari;
CATATAN: Kegiatan sosialisasi ini bisa saja dilakukan menjelang Pencanangan penerapannya.
- Uji coba, yakni selama minimum 3 bulan Uji coba, yang berupa implementasi sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan ke dalam kegiatan sehari-hari, untuk mengetahui kelemahan dan kelebihannya, kemudian memperbaikinya;
- Pelatihan audit internal berbasis SNI ISO 19011:2001 Pelatihan audit internal berbasis SNI ISO 19011:2001 bagi calon tim audit internal, umumnya diikuti oleh tim ISO dan dilangsungkan paling tidak selama 2 hari, termasuk praktikum auditnya;
- Pelatihan kaji ulang manajemen Pelatihan kaji ulang manajemen bagi para manajer, umumnya diikuti oleh manajer internal dan ditambah dengan anggota tim ISO;
- Pelaksanaan audit internal Pelaksanaan audit internal yang dilakukan oleh personel internal organisasi, umumnya dilaksanakan selama 2 hari;
- Tindakan perbaikan hasil audit internal Tindakan perbaikan hasil audit internal yang dilakukan oleh personel pemilik proses yang mendapat temuan ketidaksesuaian atau meningkatkannya melalui tindakan perbaikan dari temuan audit yang berupa rekomendasi;
- Pelaksanaan kaji ulang manajemen Pelaksanaan kaji ulang manajemen yang paling tidak berupa rapat para manajemen dengan acara khusus yang dipersyaratkan SNI ISO 9001:2008 pada pasal 5.6.
- Pemilihan dan penetapan lembaga sertifikasi sistem manajemen Pemilihan dan penetapan lembaga sertifikasi sistem manajemen yang menjadi mitra organisasi dalam mengaudit sertifikasi;
- Pendaftaran sertifikasi kepada lembaga sertifikasi sistem manajemen Pendaftaran sertifikasi kepada lembaga sertifikasi sistem manajemen yang telah ditetapkan;
- Audit tahap pertama oleh lembaga sertifikasi sistem manajemen Audit tahap pertama oleh lembaga sertifikasi sistem manajemen yang dijadikan mitra organisasi, umumnya menilik kelengkapan dokumen dan penerapannya selama uji coba dan lokasi serta situasi uji coba penerapan yang dimaksud; bisa jadi ada temuan yang harus ditindaklanjuti sebagai hasil audit tahap pertama ini, pada kesempatan ini, umumnya lembaga sertifikasi sudah menawarkan waktu untuk pelaksanaan audit tahap kedua;
- Audit tahap kedua yang berupa audit lapangan Audit tahap kedua yang berupa audit lapangan yang mengaudit tentang pemenuhan persyaratan dan penerapannya di lapangan secara langsung; bisa jadi ada temuan dalam audit ini, yang umumnya dibagi menjadi 3, yaitu
(1) mayor
(2) minor
(3) rekomenasi;
saat temuan berupa mayor, maka sertifikasi ditunda atau dibatalkan sama sekali sedangkan saat temuan berupa minor, maka sertifikasi akan diberikan dan perbaikan dari temuan tersebut dilaksanakan sesuai rencana dan akan diperiksa saat audit survailen yang umumnya dilakukan pada 1 tahun kemudian, sementara itu untuk temuan yang bersifat rekomendasi boleh ditinggalkan atau dilakukan tindakan perbaikan sebagai sarana peningkatan.
- Penyerahan sertifikat SNI ISO 9001:2008 Penyerahan sertifikat SNI ISO 9001:2008, yang bisa jadi dalam sebuah upacara secara resmi atau hanya disampaikan melalui pos atau kurir.
- Implementasi dan peningkatan berkelanjutan Implementasi dan peningkatan berkelanjutan, termasuk audit internal dan kaji ulang manajeman, yang disurvailen oleh lembaga sertifikai sistem manajemen sekali dalam setahun

Diposting oleh jak Pada 01-Juli-2013 22:30:46

Kembali Share via facebook
   
PUSAT PENELITIAN SISTEM MUTU DAN TEKNOLOGI PENGUJIAN
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (P2SMTP-LIPI)
Kawasan Puspiptek Gedung 417 Setu, Tangerang Selatan, Banten Indonesia
Telp : (+62-21) 7560 227, 75871137, 75871130, Fax : (+62-21)7560227, 75871137
email : smtp@mail.lipi.go.id, amteq@mail.lipi.go.id, bkj@ujimutu.com, sp_pustan@mail.lipi.go.id